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在工程項目管理中如何通過軟件來管理項目借款(項目備用金)

發(fā)布時間:2015-02-12   點擊率:1510

       在金石工程項目管理軟件中,【資金計劃單】模塊未開發(fā)之前,通常項目借款的流程是這樣的:

 

 

1.  借款人創(chuàng)建【員工請款單】。

2.  根據(jù)【員工請款單】所選擇的審核流程,由各級進行請款審核。

3.  財務(wù)執(zhí)行已經(jīng)審核通過的【員工請款單】,生成【員工借款單】。

   

       這時的【員工請款單】較為簡單,只提供了備注、與附件功能,給審核該單據(jù)的管理人員造成了一定的難度。為了解決這一問題軟件改進了【員工請款單】給請款單中增加了三個來源:【資金計劃單】、【采購計劃單】、【簽呈】,以方便在員工請款審核中,查看請款理由是否合理。其中【采購計劃單】和【簽呈】是軟件中一直存在的模塊,直接關(guān)聯(lián)的計劃單號和簽呈單ID。

 

 

新增加的【資金計劃單】是項目管理人員給財務(wù)人員提供的當月資金付款計劃。同時也是【員工請款單】前置模塊,為審核【員工請款單】,提供了一個重要的依據(jù)。

 

【資金計劃單】在菜單【二次開發(fā)】-【資金計劃設(shè)置】中,主要包括了【新建】資金計劃單和資金計劃單的【統(tǒng)計】功能。

 

 

【新建】功能,是根據(jù)項目、月份和資金預算及預算對應(yīng)的成本來創(chuàng)建資金計劃的內(nèi)容,其中預算科目名稱可以重復,可以對應(yīng)不同的成本名稱。

 

例如下圖所示:預算分類為設(shè)備,明細科目為凈化設(shè)備,對應(yīng)的名稱可以為高效過濾器、移動式消毒車、烘手器等。

 

 

除了添加之外我們還可以根據(jù)excel電子表格進行導入。導入方法與其他模塊相同,通過行和列進行定位,把excel電子表格中的數(shù)據(jù)一次性導入。

 

【資金計劃單】創(chuàng)建完成后,可以在員工請款時進行調(diào)用。如下圖所示:首先選擇好備用金所屬項目,再選則相關(guān)單據(jù)類型,其中有3個選項:采購計劃單、資金計劃單、簽呈,我們選擇使用資金計劃單,然后選擇好單據(jù)ID,在下面的窗口中選擇添加內(nèi)容,內(nèi)容是從所選單據(jù)中調(diào)用的如下圖:

 

 

我們選擇其中兩項,高效過濾器和移動式消毒車,其中高效過濾器預算金額為20000元、移動式消毒車預算費用為50000元,當我們的請款金額小于預算金額時候,顯示為正常的白色。

 

當請款金額+本期已請款金額大于本期預算時,是以粉紅色來顯示的單據(jù),超出本期預算。

 

在請款過程中, 如果出現(xiàn)預算以為的請款,如:運費、裝卸費等,可以利用補充按鈕來進行補充。

因為是預算外的科目,所以明細會以綠色顯示來加以區(qū)分。

 

請款審核完成后,接下來是財務(wù)人員把錢支付給請款人然后執(zhí)行【員工請款單】生成【員工借款單】。下圖所示:生成【員工借款單】后在員工借款單統(tǒng)計中可以看到,目前借款人趙大,項目備用金借款為8500元。

 

 

請款人去辦理相關(guān)業(yè)務(wù)之后(如:采購相應(yīng)設(shè)備、支付相關(guān)運費等),是針對借款做報銷,首要根據(jù)業(yè)務(wù)類型,創(chuàng)建好相關(guān)業(yè)務(wù)單據(jù)(采購設(shè)備是先做采購入庫單),然后根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)發(fā)起付款申請生成【付款申請單】,填寫【付款申請單】時要選擇沖抵員工借款,把之前的借款沖抵掉,這樣在員工借款單統(tǒng)計表中,報銷欄就會有相應(yīng)的累計。

 

以上面的借款為例,我們來做一張付款申請單,首先是做業(yè)務(wù)單據(jù),采購相應(yīng)設(shè)備(這里設(shè)備不是公司的固定資產(chǎn),而是需要給客戶安裝的設(shè)備,所以是歸到材料類中)應(yīng)該做采購入庫單(材料采購單)。

 

入庫單創(chuàng)建完并審核后,發(fā)起付款申請單,在下圖付款申請單中,選擇好沖抵員工借款、報銷類別、報銷員工,這時會根據(jù)單據(jù)付款金額與抵扣金額,自動計算出實付金額,而實付金額是我們要付款的金額,這時可以在后面的收款人或墊付人明細中選擇向誰付款,如果是員工墊付的就填寫員工,如果是付款給往來單位就可以空著不填。

 

 

 

下圖為,員工趙大墊付,需要付款給趙大。

 

 

付款申請單填寫完畢后,需要多級審核通過,審核通過后由財務(wù)執(zhí)行生產(chǎn)付款單,當付款單生成完畢后,我們可以查看員工借款單統(tǒng)計,其中趙大的借款中,報銷一欄出現(xiàn)8500,,說明已經(jīng)報銷完畢。如下圖:

 

 

我們再來看一下,資金計劃使用統(tǒng)計,同樣

 

是在資金計劃列表中,找到相應(yīng)的資金計劃單,然后點【統(tǒng)計】按鈕,就會彈出對應(yīng)的統(tǒng)計表。如下圖:

 

 

 

其中黑色明細代表的是,資金計劃表中的內(nèi)容,而紅色代表的是預算外的。

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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